Les experts d’Arsha Consulting vous renseignent sur les étapes-clés de l’achat sécuritaire, en phase avec les besoins de votre entreprise.

Après les dramatiques attentats de novembre 2015 à Paris, les sociétés de sécurité privée ont dû faire face à une recrudescence des demandes de la part d’entreprises françaises de taille moyenne qui ont compris qu’elles ne pouvaient plus faire l’économie d’une réflexion approfondie sur la sécurité de leurs activités et de leurs collaborateurs.

En effet, la mondialisation s’accompagne d’une insécurité globale à laquelle sont confrontées de plus en plus d’entreprises. D’ailleurs, les sociétés les plus internationalisées sont exposées à une plus grande variété d’infractions : enlèvements, attaques armées contre les sites ou les personnes, piraterie, meurtres d’employés, utilisation de l’entreprise pour des trafics illicites, cyber-attaques … Si les risques encourus sont variés et dépendent du pays d’implantation, du secteur d’activité ou de la taille de l’entreprise, leurs natures évoluent aussi rapidement.

Aussi, une réflexion sur l’achat sécuritaire dans les entreprises est aujourd’hui devenue prioritaire. Là encore, le champs est vaste : sécurisation des accès aux sites, surveillance vidéo, cyber-sécurité personnalisée à l’entreprise, voire sécurisation des procédures de recrutement. Les équipements sont nombreux et peuvent dérouter : quel scanneur à bagages choisir ? Quel type de caméras ?

Bref, comment s’y retrouver ? Quelles sont les étapes pour garantir un niveau de sécurité adapté aux besoins de son entreprise ?

  1. L’analyse des risques

 Impossible de faire l’impasse sur une connaissance complète et détaillée de son entreprise. La première étape consiste donc à faire un état des lieux précis de ses besoins. Pour cela, le mieux est de constituer une équipe d’experts (au sein de l’entreprise ou en externe) capable de travailler de façon transversale pour collecter des informations auprès de tous les services de l’entreprise.

L’équipe sera d’abord en charge d’identifier et de lister l’ensemble des risques potentiels, des plus improbables aux plus critiques. Dans un second temps, ils pourront étudier plus précisément chacun des risques identifiés. Si l’analyse peut d’abord être subjective, il est important qu’elle soit corroborée par des résultats chiffrés permettant d’établir une priorité dans le traitement.

Une fois les risques bien identifiés et classés en ordre de nuisance face à la stratégie et aux priorités de l’entreprise, il est temps de définir et de planifier les actions possibles et le type d’achat de sécurité requis pour y faire face.

A noter que l’analyse des risques est une action continue. Il est préférable de garder un œil ouvert pour évaluer en permanence l’évolution des menaces en fonction de leur nature ou du changement de stratégie de l’entreprise.

  1. La définition des besoins et des objectifs en matière de sécurité

 L’idée ici est de trouver le bon équilibre, d’apporter la réponse la plus appropriée aux besoins de l’entreprise.

Chaque risque identifié peut en effet être atténué ou supprimé par une réponse adéquate. Les experts doivent donc posséder une connaissance suffisante du champ sécuritaire pour proposer des solutions concrètes, en juste proportion et dans le respect de l’enveloppe budgétaire de l’entreprise.

Cette étape peut aussi donner lieu à une planification précise (court et long terme) établie en fonction des priorités et des moyens financiers.

C’est aussi cette seconde phase qui va permettre d’approcher les fournisseurs et les prestataires de service. En présentant des moyens et des objectifs détaillés, elle constitue une base de négociation pratique et solide. De même, cette analyse va servir à établir des indicateurs de performance objectifs, quantifiables et opérationnels qui permettront de mesurer l’efficacité ou d’adapter les moyens et les actions mis en oeuvre.

  1. La sélection d’un fournisseur ou d’un prestataire

Le marché de la sécurité est en pleine expansion et un grand nombre de vendeurs ou de sociétés de services ont vu le jour ces dernières années bénéficiant de la demande croissante des entreprises.

Mais, devant une telle offre, pas toujours bien contrôlée ou réglementée, les entreprises doivent apprendre à s’orienter et à sélectionner les bons fournisseurs ou prestataires de services avec qui elles pourront collaborer sereinement dans le respect des objectifs, des plannings et des prix négociés.

Cela parait évident mais il est néanmoins essentiel de se renseigner de façon approfondie sur les sociétés présélectionnées. Ne vous laissez pas guider par le seul critère financier ! Stratégies, vision, philosophie, variété et type de services et de biens, profil financier, accréditations … Bref, globalement la réputation de la société est déterminante.

Plus spécifiquement, pour les équipements, on s’attardera sur l’offre commerciale proposée : qualité des produits et des éléments fabriqués en sous-traitance, respects des normes en vigueur dans le pays, délais de livraison, prix, éventuels transferts de compétence … La liste est longue mais mérite d’être vérifiée tant la technicité de certains équipements, comme les récents scanner de châssis automobile (Under Vehicle Surveillance Systems en anglais ou UVSS) par exemple, sont complexes.

Pour les sociétés de services, il est utile de vérifier l’encadrement législatif des activités, le degré d’expertise et de formation des employés, les modalités de recrutement ou encore les procédures de coordination avec l’entreprise cliente.

Cette étape est cruciale ; elle limitera les pertes de temps et les mauvaises surprises.

  1. La signature du contrat

Une fois les objectifs sécuritaires bien définis en fonction des besoins précis de l’entreprise et une fois le prestataire le plus adapté identifié, on passe à l’étape contractuelle.

C’est une convention écrite, un accord juridique qui définit les droits et les obligations de l’entreprise et du vendeur ou prestataire. Il n’existe donc pas, à proprement parlé, de contrat type puisque celui-ci dépend des objectifs négociés par l’entreprise en accord avec la législation du pays. Il peut donc s’avérer nécessaire de s’entourer des conseils d’un spécialiste.

Ici, il convient aussi de distinguer le contrat de vente de biens et le contrat de prestation de services qui n’offrent pas les mêmes garanties au client.

Voici néanmoins quelques points généraux à ne pas négliger. Pensez à inclure une description fournie et rigoureuse des services ou des produits souhaités en précisant les responsabilités de chacun. Indiquez les délais d’exécution ou de livraison, les procédures liées à l’utilisation des équipements, les modes de paiement (éventuellement échelonnés), l’indispensable clause de confidentialité ou les éventuelles pénalités en cas de non-respect des termes définis. Vérifiez aussi les clauses de fin de contrat. Dans le cas d’une prestation de service, clarifiez contractuellement les relations interpersonnelles et opérationnelles entre le prestataire et l’entreprise et les possibilités d’évolution.

Encore une fois, ce contrat devient la feuille de route qui lie l’entreprise à son fournisseur ou prestataire. Il constitue donc l’aboutissement de notre démarche.

  1. Les évaluations et la veille technologique

Toutefois, il s’avère qu’il existe une cinquième étape indispensable qui va garantir le bon fonctionnement de l’ensemble. Il s’agit de la mise en place de procédures de suivi, de contrôle et d’évaluation. De plus, au vu des évolutions rapides des types de risques et des réponses sécuritaires apportées, il est primordial de s’informer régulièrement.

Souvent négligée ou non-respectée la maintenance des équipements de sécurité est pourtant obligatoire. De même, une attention particulière doit être portée à la formation continue des personnels en charge des procédures ou des équipements. Ces deux aspects sont à prendre en compte dans l’élaboration des indicateurs de performance qui doivent, de façon objective et chiffrée, rendre compte de l’adéquation et de la qualité du service fournis en fonction des objectifs préalablement définis.

Une fois ce travail accompli, le risque consiste à s’en satisfaire en perdant de sa vigilance. Or, la stratégie de l’entreprise peut se transformer, de nouveaux risques peuvent apparaître entrainant de fait, une évolution des besoins sécuritaires. C’est pourquoi, l’évaluation des risques (notre première étape), doit être considérée comme une phase dynamique, à répéter régulièrement afin de permettre une meilleure adaptabilité de l’entreprise aux réalités des risques encourus.

Aussi, des forums ou des colloques sont régulièrement organisés par des experts de la sécurité afin d’offrir une vision plus complète aux entreprises.

Des risques sécuritaires de plus en plus élevés, des offres parfois confuses, des procédures ou des équipements couteux, des normes et des législations compliquées, les entreprises doivent aujourd’hui pouvoir s’entourer de conseils clairs et précis (PDF 1.02 MB) pour répondre au mieux à leurs besoins afin de garantir une sécurité maximale de leurs activités et de leurs personnels.

Amélie Weigel – Journaliste | Arsha Consulting

Visitez notre page Défense et Sécurité pour plus d’informations

 

Laissez un commentaire